BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ & ĐẠO ĐỨC KINH DOANH



1. TỔNG QUAN

Công ty TNHH PHAN Việt Nam - Hãng nội thất aFFe (sau đây gọi là “Công ty”, “aFFe” hay “Nội Thất aFFe”) chào mừng bạn đã tham gia vào đội ngũ của aFFe. aFFe cùng các đại diện hợp pháp của chúng ta cam kết duy trì niềm tin đối với công chúng ở mức cao nhất, chúng ta đã, đang và sẽ tạo dựng danh tiếng nhờ sự công bằng, trung thực và tính thống nhất. Chúng ta cần phải xem đây là tài sản có giá trị nhất của mình. aFFe nhận thấy rằng, danh tiếng mà chúng ta có được chính là nhờ tuân thủ các quy tắc làm việc ở tiêu chuẩn cao nhất trên phương diện hành vi đạo đức và tính chuyên nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ của mình, và nếu thiếu điều này, chúng ta đã không thể gặt hái được nhiều thành công như hiện nay.

2. BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ

Bộ Quy tắc ứng xử ( sau đây gọi là “Quy tắc” ) bao gồm một bản tóm tắt các tiêu chuẩn mà aFFe đã xây dựng nên, áp dụng cho công ty, nhà quản lý và nhân viên của mình. Quy tắc được thiết kế để nâng cao các giá trị tốt đẹp và ngăn chặn bất kỳ hành vi sai trái nào. Quy tắc này đảm bảo các nhân viên cũng như công chúng nhận thức được các tiêu chuẩn mà aFFe đã đặt ra cho chính mình. Chúng ta đều phải chịu trách nhiệm cá nhân phù hợp theo bản quy tắc, đây cũng là căn cứ để xử lý kỷ luật nếu không tuân thủ, trong đó có thể bao gồm việc miễn nhiệm hay phải chịu trách nhiệm với các cơ quan chính phủ có liên quan và cơ quan quản lý khác trong trường hợp cần thiết.

2.1. GIÁ TRỊ ĐẠO ĐỨC
Mục tiêu của aFFe là tối đa hóa các giá trị dành cho khách hàng và nâng cao kinh nghiệm trong ngành nội thất. Chính vì những mục tiêu đó, aFFe luôn đề cao không chỉ các vấn đề về pháp lý mà còn là về phương diện đạo đức kinh doanh.

2.1.1. Tính liêm chính
aFFe nhận thấy rằng thước đo duy nhất của thành công chính là dựa trên danh tiếng của Công ty về sự liêm chính cũng như niềm tin và uy tín từ cộng đồng: Chúng ta tôn trọng lợi ích của khách hàng cũng như các cam kết của Công ty và thẳng thắn đưa ra những đảm bảo khi có đủ khả năng và phải nỗ lực đáp ứng một cách tốt nhất các đảm bảo đó.
2.1.2. Tính trung thực
Trong bất kỳ trường hợp nào, aFFe đảm bảo rằng mọi thông tin chúng ta đưa ra cho công chúng hay bất kỳ cá nhân nào đều không bị làm sai lệch hoặc gây hiểu nhầm: aFFe tin rằng sự bắt buộc về tính trung thực không chỉ đơn thuần xuất phát từ sự nghiêm minh của Luật pháp, mà hơn thế, đó còn là triết lý làm việc của chúng ta nhằm đảm bảo các thông tin, dữ liệu, tài liệu quảng cáo là đúng sự thật và đầy đủ. Chúng ta phải hiểu rằng thông tin đầy đủ là điều kiện cần thiết để giúp khách hàng đưa ra các quyết định chính xác.
2.1.3. Tính công bằng
aFFe cam kết đối xử công bằng với tất cả các khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp của mình: Chúng ta cạnh tranh quyết liệt để thúc đẩy lợi ích, nhưng vẫn phải đảm bảo tính công bằng, tính đạo đức dựa trên quy định của pháp luật cũng như các giá trị, nguyên tắc trong ngành nội thất. Chúng ta có được thành công là nhờ thông qua cạnh tranh, kinh doanh trung thực và không tìm kiếm lợi thế cạnh tranh thông qua hoạt động kinh doanh bất hợp pháp hoặc phi đạo đức. Chúng ta nỗ lực đối xử công bằng với tất cả các khách hàng, tất cả các nhà cung cấp, cũng như các nhân viên và phản đối mọi hành vi thiếu công bằng từ bất kỳ đối tượng nào.
2.1.4. Tính trách nhiệm
aFFe hoạt động với những cam kết hướng tới lợi ích của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, cộng đồng và xã hội:  
Đối với khách hàng, chúng ta cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả, sáng tạo, phù hợp với nhu cầu, đồng thời mang đến một môi trường kinh doanh nhanh chóng, thuận tiện, đáng tin cậy, có giá trị về giá cả và chất lượng.
Đối với nhân viên của Công ty, chúng ta mang đến các cơ hội đầy thách thức trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, bình đẳng và tạo điều kiện cho từng nhân viên thể hiện năng lực một cách tối đa được đánh giá dựa trên hiệu quả công việc và sự cống hiến.
Đối với nhà cung cấp, chúng ta tìm cách xây dựng các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi, trên cơ sở Luật pháp.
Là một công dân tốt của xã hội, chúng ta đã, đang và sẽ tài trợ cho nhiều tổ chức xã hội, từ thiện, giáo dục, nhân đạo và văn hóa. Chúng ta cam kết là một thành viên có trách nhiệm và tuân thủ Luật pháp.
2.1.5. Năng lực
Thành công của aFFe có một phần không thể thiếu nhờ năng lực làm việc: Chúng ta tôn trọng, đánh giá cao sức sáng tạo và kinh nghiệm của mỗi thành viên tại aFFe. Giám đốc điều hành, nhà quản lý và nhân viên của chúng ta am hiểu về thị trường cũng như có nhiều kinh nghiệm trong ngành nội thất. Chúng ta có đầy đủ các điều kiện, nguồn lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình.
2.1.6. Sự tin cậy
Sự tin cậy là dấu hiệu đảm bảo cho thành công của aFFe: Không một ai có thể tạo sự tin cậy cho khách hàng ngoài chúng ta. Cung cấp các thông tin bán hàng, hỗ trợ hành chính, kỹ thuật cho khách hàng 24h/ngày và 7ngày/tuần luôn là nhiệm vụ hàng đầu của chúng ta. Mục tiêu của chúng ta là mang lại cho khách hàng sự an tâm, tin tưởng với các sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp.

2.2. TUÂN THỦ LUẬT PHÁP TRONG KINH DOANH
aFFe thừa nhận tầm quan trọng và sự tuân thủ nghiêm ngặt tất cả các điều luật, quy tắc, quy định, chính sách, tiêu chuẩn liên quan - dù trong nội bộ hay bên ngoài. Chúng ta cam kết quản lý chặt chẽ có kỷ luật, kiểm soát ở mức độ cao nhất cũng như tuân thủ quy định của Luật pháp.

2.2.1. Thông tin
aFFe luôn đảm bảo cho tất cả các đối tượng liên quan một môi trường thông tin chính xác, kịp thời và dễ hiểu nhất:
Chính sách thông tin này áp dụng trong thông tin liên lạc, thông tin tra cứu với các cơ quan chính phủ, cơ quan quản lý, nhân viên, khách hàng và các phương tiện truyền thông.
2.2.2.  Lập danh sách và hồ sơ lưu trữ
aFFe lập hồ sơ và lưu trữ đầy đủ, chính xác, kịp thời tất cả các giao dịch của mọi khách hàng, nhà cung cấp:
Chúng ta duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để đảm bảo hồ sơ đầy đủ thông tin của khách hàng, các báo cáo liên quan, nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất và đáp ứng các yêu cầu kiểm tra của cơ quan chính phủ. Chúng ta chỉ được lưu trữ hồ sơ trong thời gian được phép của pháp luật và các quy định hiện hành.
2.2.3.  Bảo mật
Bảo mật mọi thông tin của khách hàng cũng như của aFFe là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của chúng ta:
Chúng ta không tiết lộ những thông tin chưa công khai liên quan đến các giao dịch, khách hàng hoặc các thành viên tại aFFe, trừ khi chúng có liên quan đến việc: Cung cấp các dịch vụ cho khách hàng của chúng ta, theo yêu cầu của chính khách hàng đó, hoặc theo yêu cầu để giải quyết các vấn đề liên quan tới Luật pháp.
2.2.4.  Minh bạch
Tính minh bạch luôn được đề cao tại môi trường làm việc của aFFe:
Chúng ta phải liên tục đẩy mạnh và duy trì việc đối thoại cởi mở và minh bạch với khách hàng của mình, cũng như những người có liên quan dựa trên sự công bằng, hiểu và tôn trọng lẫn nhau, và sự chuyên nghiệp.
2.2.5.  Quản lý rủi ro
aFFe khuyến khích mọi khách hàng nâng cao ý thức, kỷ luật và sự sáng suốt trong quản lý rủi ro:
Dựa trên kiến thức đầy đủ và kinh nghiệm lâu năm trong ngành nội thất, chúng ta có trách nhiệm cảnh báo các rủi ro hay bất lợi mà khách hàng có thể sẽ gặp phải khi ra một quyết định nào đó (nếu có), và hướng dẫn khách hàng những cách thức giải quyết tốt nhất khi gặp phải bất kỳ rủi ro nào.

2.2.6. Chống rửa tiền
Rửa tiền được định nghĩa là khi một đối tượng (cá nhân hay tổ chức) nào đó sử dụng các phương tiện hợp pháp để chuyển đổi khoản tiền bất hợp pháp thành khoản tiền hợp pháp: Rửa tiền là hành vi bất hợp pháp, vô cùng nguy hiểm và có thể gây ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến sự toàn vẹn của aFFe. Chúng ta phải ngăn chặn, không để bất kỳ một đối tượng nào sử dụng aFFe cho mục đích này.
2.2.7. Liên tục, sáng tạo đổi mới

Ngay cả khi điều này không phải là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với aFFe:
Nhưng chúng ta luôn tích cực đánh giá lại các kết quả trước đây của mình và phấn đấu nhiều hơn nữa trong việc cải thiện theo chiều hướng tích cực tất cả các giá trị của aFFe một cách sát sao.

2.3. VIỆC LÀM TẠI aFFe
Tại aFFe, tài sản lớn nhất của chúng ta là con người, các giá trị cốt lõi không chỉ đại diện cho thương hiệu và ẩn chứa trong từng sản phẩm mà còn ở từng con người. Các quy tắc ứng xử chuẩn mực giữa nhân viên với khách hàng, giữa Công ty với đối tác, giữa nhân viên với nhân viên hay giữa nhà quản lý với nhân viên đều cần được chúng ta áp dụng một cách nghiêm túc và liên tục.

2.3.1. Trình độ của nhân viên
aFFe luôn hướng tới việc tạo ra và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, bình đẳng:
Mục đích của việc làm này là để chúng ta thu hút, phát triển và giữ lại những người lao động có trình độ cao, có đức tính tốt, và nhận thức đúng đắn về những trách nhiệm của một công dân tốt. Môi trường làm việc tại aFFe luôn khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển sự nghiệp bản thân của mỗi thành viên.

2.3.2. Cơ hội bình đẳng
aFFe mang đến các cơ hội bình đẳng, không phân biệt chủng tộc, nguồn gốc quốc gia, tổ tiên, giới tính, khuynh hướng tình dục, tôn giáo, tuổi tác, khuyết tật, tình trạng sức khỏe, hoặc mang thai:
Chúng ta không chấp nhận hay ủng hộ bất cứ hình thức phân biệt chủng tộc, sách nhiễu, trả thù, hoặc báo thù nào liên quan đến bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào dù bên trong hay bên ngoài Công ty.

2.3.3. Không sử dụng lao động trẻ em
aFFe tuyên bố cam kết không sử dụng lao động dưới độ tuổi tối thiểu theo quy định của Pháp luật dưới bất kỳ hình thức nào: Việc sử dụng lao động trẻ em là hành vi bất hợp pháp, việc làm này sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của trẻ em nói riêng cũng như đến sự phát triển của Công ty nói chung. Chúng ta cần nhận thức đúng đắn về hành vi bất hợp pháp này và nỗ lực ngăn chặn chúng xảy ra tại aFFe.
2.3.4. Không sử dụng lao động lệ thuộc
aFFe không tham gia vào bất kỳ hình thức lao động nô lệ, cưỡng bức, buôn người hoặc không tự nguyện nào: Tất cả những hành vi sử dụng lao động không tự nguyện đều là hành vi vi phạm pháp luật đặc biệt nghiêm trọng. Chúng ta phải nhận thức được rõ ràng , đầy đủ và không tham gia bất kỳ hoạt động nào có liên quan tới vấn đề này dù nó có xảy ra ngoài môi trường làm việc của aFFe.
2.3.5. Bảo vệ đặc biệt đối với lao động trẻ tuổi
aFFe cung cấp sự bảo vệ đặc biệt đối với bất kỳ người lao động nào chưa đến tuổi trưởng thành: Đối với những lao động chưa đến tuổi trưởng thành, aFFe luôn mang đến môi trường hỗ trợ đặc biệt và không phân biệt đối xử trong bất kỳ trường hợp nào.
2.3.6. Sức khỏe và an toàn lao động
aFFe đảm bảo môi trường làm việc khỏe mạnh và an toàn, đánh giá rủi ro,và thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để loại bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro: Bằng cách đầu tư nhiều hơn cho những máy móc, thiết bị an toàn cho người lao động, các biện pháp và dụng cụ bảo hộ lao động, chúng ta xem việc bảo vệ sức khỏe cũng như sự an toàn của người lao động là trách nhiệm hàng đầu.
2.3.7.  Trả công công bằng

Chúng ta tôn trọng quyền được trả công công bằng của mọi người lao động: Tại aFFe,  mọi thành viên đều được trả công một cách phù hợp với những đóng góp của mình, công bằng có nghĩa là phúc lợi chúng ta nhận được đúng theo năng lực và xứng đáng với những đóng góp của chúng ta.
2.3.8. Giờ làm việc đúng quy định
Chúng ta tuân thủ quy định về giờ làm việc theo Luật pháp quy định: Việc này thể hiện sự tuân thủ Luật pháp và nỗ lực bảo vệ người lao động của aFFe.
2.3.9. Hệ thống khen thưởng
aFFe cam kết tạo ra một môi trường làm việc được đánh giá dựa trên hiệu quả công việc và sức cống hiến, cùng với một hệ thống khen thưởng tương ứng mang tính cạnh tranh, công bằng, khách quan:
Mọi thành viên đều có thể tin tưởng rằng chúng ta sở hữu một cơ chế đặc biệt hữu hiệu để đánh giá đúng được năng lực và sức cống hiến của chúng ta cho Công ty.
2.3.10. Vi phạm
aFFe đánh giá các hành vi vi phạm dựa trên các quy định trong bản quy tắc này và cơ sở Luật pháp:
Chúng ta sẽ xác định xem liệu sẽ có hay là không các biện pháp kỷ luật cần được thực hiện đối với người vi phạm và những người liên quan. Biện pháp kỷ luật có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở việc tư vấn, khiển trách bằng miệng hoặc bằng văn bản, cảnh báo, cảnh cáo hoặc tạm đình chỉ không lương, giáng chức, giảm lương thưởng, chấm dứt hợp đồng, bồi thường và có thể đưa ra pháp luật.


2.3. TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN

2.3.1. Tuân thủ luật
Mọi thành viên tại aFFe đều phải có trách nhiệm trong việc hiểu rõ ràng và tuân thủ nghiệm ngặt tất cả các luật, quy tắc và quy định, cũng như các chính sách nội bộ của aFFe:
Đây được xem là một trong những nỗ lực đầu tiên của chúng ta để trở thành một trong những thành viên gương mẫu tại aFFe.
2.3.2.  Chăm sóc khách hàng
Một trong những nỗ lực để aFFe tạo ra sự khác biệt với các công ty khác đó chính là liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng:
aFFe luôn hy vọng và khuyến khích nhân viên tăng cường tiếp cận khách hàng một cách tập trung nhất, cũng như chăm sóc khách hàng một cách lịch sự, chuyên nghiệp và tôn trọng và chu đáo nhất để đảm bảo có được sự tin cậy cao nhất từ mọi khách hàng ngay cả khi chúng ta không có hân hạnh được phục vụ những khách hàng đó.
2.3.3.  Tinh thần làm việc nhóm
aFFe mong muốn toàn bộ nhân viên thực hiện tốt tinh thần làm việc nhóm và đóng góp những nỗ lực tốt nhất cho mục tiêu chung của Công ty:
Làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là đóng góp kiến thức, năng lượng và sức sáng tạo cho nhóm mà còn là hỗ trợ các thành viên trong nhóm cho những vấn đề khó khăn. Đây không chỉ đơn thuần là vấn đề hoàn thành công việc, điều này còn thể hiện sự đoàn kết, đùm bọc từng thành viên trong toàn thể Công ty.
2.3.4. Tính trung thực
aFFe mong muốn toàn bộ nhân viên phải hành động ở mọi thời điểm với tinh thần tích cực, thận trọng, nhiệt tình, uy tín, và phải trình bày đúng sự việc dựa trên cơ sở trung thực:
Trong bất kỳ trường hợp nào, tính trung thực luôn được đánh giá cao tại aFFe và là sự đảm bảo an toàn cao nhất về lợi ích cá nhân của mỗi chúng ta.
2.3.5. Tính bảo mật
Chúng ta sẽ không sử dụng hay cố gắng sử dụng bất kỳ thông tin nào theo cách sẽ hay có thể sẽ làm tổn hại hay gây thất thoát, dù trực tiếp hay gián tiếp, cho aFFe, hay các đại diện hợp pháp của aFFe:
 Trong quá trình phục vụ khách hàng, một nhân viên có thể được cho phép truy cập vào các thông tin liên quan tới khách hàng, hoạt động thương mại, hệ thống, tiếp thị, kế hoạch kinh doanh, chi phí, doanh thu hay những thông tin khác được coi là độc quyền bởi aFFe hoặc của khách hàng. Chúng ta sẽ không chia sẻ những thông tin nhạy cảm này với người khác, thậm chí với cả các thành viên gia đình của mình. Và chúng ta sẽ cẩn trọng, không vô tình hay hữu ý tiết lộ những thông tin như vậy, như thảo luận vấn đề ở nơi công cộng, hoặc qua điện thoại và máy vi tính nhằm tránh trường bị bên thứ ba sử dụng thông tin nhạy cảm đó.

2.3.6.  Xung đột lợi ích
Chúng ta sẽ không làm bất kỳ điều gì xung đột hoặc có vẻ như xung đột với lợi ích của aFFe, hay chúng ta có tham gia ( dù trực tiếp hay gián tiếp ) vào bất kỳ hành động nào có thể cản trở tính khách quan khi thực hiện nhiệm vụ của mình tại aFFe:
  Xung đột cá nhân về lợi ích tăng lên khi chúng ta phải đối mặt giữa lợi ích cá nhân và lợi ích Công ty. Chúng ta có quyền có cuộc sống riêng tư nhưng khi ở nơi làm việc, mọi nhân viên cần cởi mở và trung thành với aFFe. Tất cả các nhân viên được đòi hỏi hành động vì lợi ích tốt nhất của Công ty và đảm bảo đến sự toàn vẹn của Công ty. Chúng ta sẽ không bị ảnh hưởng bởi các quyền lợi cá nhân và gia đình hay bất kỳ nhóm lợi ích nào. Mọi nhân viên sẽ phải vận dụng khả năng phán đoán của mình để quyết định điều gì sẽ là, hay có thể là xung đột về lợi ích. Chúng ta đủ thông minh để làm điều này. Trong quá trình làm việc, các nhân viên thường phải vận dụng khả năng phán đoán về những vấn đề thậm chí khó khăn hơn. Bất cứ nhân viên nào nhận thức được những nguy cơ có thể làm tăng khả năng xung đột cá nhân về lợi ích cần phải kịp thời thảo luận vấn đề này với người giám sát hoặc bộ phận hành chính của Công ty.

2.3.7. Việc làm bên ngoài
Làm việc và tham gia vào các hoạt động khác ngoài Công ty có thể cản trở đến nhiệm vụ cá nhân của chính bạn hay nhân viên aFFe:
Sự phục vụ của bất cứ nhân viên nào (được trả lương hay không được trả lương, được bầu, bổ nhiệm, hay bằng cách khác) đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào ngoài aFFe đều đòi hỏi phải có sự cho phép cụ thể bằng văn bản chính thức từ bộ phận hành chính. Việc chúng ta làm việc với vị trí chính thức hoặc không chính thức với các công ty khác trong ngành nội thất trên bất kỳ danh nghĩa nào, đặc biệt là với bất kỳ khách hàng nào của aFFe đều hoàn toàn không được phép.
2.3.8. Bảo vệ và sử dụng tài sản
Trộm cắp, bất cẩn và lãng phí có tác động trực tiếp đến lợi ích của Công ty. Chúng ta có nhiệm vụ phải bảo vệ tài sản và đảm bảo sử dụng hiệu quả tài sản của Công ty:
Tài sản Công ty chỉ được sử dụng cho các mục đích kinh doanh hợp pháp, mọi nhân viên cần có biện pháp đảm bảo chống trộm, chống hư hại và lạm dụng. Tài sản của Công ty bao gồm tất cả những tài sản hữu hình như vật tư, máy móc, phương tiện làm việc,…cho đến các tài sản vô hình như các báo cáo (đã được công bố cũng như chưa được công bố), thông tin, dữ liệu, các kế hoạch kinh doanh và tiếp thị,…Sử dụng trái phép hoặc phát tán các thông tin này là vi phạm chính sách Công ty.
2.3.9.  Báo cáo vi phạm
aFFe khuyến khích báo cáo việc vi phạm pháp luật, quy tắc, quy định hoặc điều luật:
Báo cáo của nhân viên, người lao động có thể được thực hiện trên cơ sở bí mật và vô danh. Tất cả các báo cáo phải thực tế, không chỉ dựa vào suy đoán và nên có càng nhiều thông tin cụ thể càng tốt để cho phép đưa ra được đánh giá chính xác. Ngoài ra, tất cả các báo cáo cần có đủ thông tin đủ làm chứng hỗ trợ cho việc điều tra bao gồm như, tên của cá nhân bị nghi ngờ vi phạm, các sự kiện có liên quan của hành vi vi phạm, làm thế nào người khiếu nại đã nhận thức được hành vi vi phạm, bước nào trước đây người khiếu nại nắm bắt được, những người có thể bị tổn hại hoặc bị ảnh hưởng bởi hành vi vi phạm, và, trong phạm vi có thể, đánh giá của báo cáo sai hoặc thiệt hại đối với công ty là kết quả của hành vi vi phạm. Công ty nghiêm cấm các hành vi đe dọa, trả đũa chống lại bất kỳ giám đốc, nhân viên hoặc người lao động thẳng thắn nào thực hiện các báo cáo.

Go Top